Hier habe ich zwei Empfehlungen für dich.

G-Suite

Die erste nutze ich selbst noch gar nicht so lange, bin jedoch total begeistert. Es handelt sich um die G-Suite von Google.

Du kannst ja Google-Mail, Google-Drive etc. auch über ein kostenloses privates Konto nutzen. Doch ich bin vor einiger Zeit auf die G-Suite umgestiegen. Diese beinhaltet dieselben Bereiche, jedoch für Geschäftskunden.

Das Schöne ist. Jetzt habe ich die wichtigsten Bereiche für den täglichen Bedarf an einer Schnittstelle. Meinen Kalender, meine Mails, meine To-Do Listen und erstellte Dokumente.

Neben den konkreten Funktionen war ein wichtiges Argument für die G-Suite die DSGVO. Denn seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai letzten Jahres, sind die kostenfreien Produkte wie Google Drive, Google Mail etc. nicht mehr für Unternehmen geeignet.

Denn Google bietet hierfür keinen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AV) an. Und damit sollte man als Unternehmen im besten Fall die G-Suite nutzen. Denn dort bekommt man diesen AV von Google.

Da die G-Suite ein Sammelsurium von verschiedenen Tools ist, gehe ich diese nun einzeln durch und erkläre dir kurz, wie ich diese für mich nutze und warum ich so begeistert bin.

1. Kalender

Ich habe lange Zeit den vorinstallierten Apple Kalender genutzt. Doch so richtig zufriedengestellt hat mich dieser nie. Beim Google Kalender mag ich die Darstellung. Es ist easy neue Einträge zu erstellen und für verschiedene Bereiche verschiedene Farben zu vergeben.

Außerdem kann ich zu jedem Termin verschiedene Zusatzinformationen hinterlegen, Personen hinzufügen etc.

Ich nutze den Apple Kalender immer noch. Aber nur für meine privaten Termine. Dadurch habe ich eine angenehme Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Terminen. Und das hilft mir extrem den Überblick zu behalten.

Außerdem nutze ich den Google Kalender als tägliche Aufgabenplanung. Alle To-Do´s, die anfallen, schreibe ich direkt als Termin in den Kalender und zwar an den jeweiligen Tag an dem ich denke diese Aufgabe zu erledigen.

Alle wiederkehrenden Aufgaben sind vorgeplant. Dadurch ist jede einzelne neue Woche bereits voll mit all den Terminen, die sowieso regelmäßig anfallen. Das spart Zeit und ich vergesse keine wichtigen Aufgaben.

2. Mail

Meine geschäftlichen E-Mails habe ich bisher über meinen Domain-Hoster bezogen. Es war jedes Mal ein Krampf diese auf jedem Gerät einzurichten. Ständig kam es zu Problemen, Mails wurden nicht empfangen oder gingen nicht raus. Es hat mich wahnsinnig gemacht.

Doch dann erfuhr ich, dass Mails über die eigene Domain in der G-Suite auch über Google Mail erstellt werden können.

Damit du verstehst, wovon ich genau rede. Meine Domain lautet sophiejupe.com. Für meinen geschäftlichen Mail-Verkehr wollte ich nun eine Mail-Adresse die hallo@sophiejupe.com lautet.

Und genau diese kann man über Google Mail einrichten. Zugegeben. Das war etwas kompliziert. Doch es gibt direkt von Google eine super Anleitung und mit der hat es problemlos geklappt.

Nun ist meine G-Suite mit meiner Domain verknüpft und ich kann E-Mail-Adressen ganz easy erstellen, z.B. noch eine für mich, die sophie@sophiejupe.com lautet. Und ich könnte nun easy weitere Mail-Adressen für Teammitglieder erstellen.

Und auf jedem Endgerät muss ich diese nicht mehr umständlich über das E-Mail Programm einbinden. Ich lade mir einfach die Google Mail App herunter und es läuft.

Das ist für mich eine großartige Möglichkeit und ich LIEBE es.

3. To-Do-Listen

Innerhalb des G-Suite Kalenders kann ich sogar direkt To-Do Listen erstellen. Dafür wird rechts am Rand eine Fläche eingerichtet, direkt neben dem Kalender. Alle Aufgaben, die es nicht direkt in den Kalender schaffen, trage ich dort ein und kann sie nach Beendigung abhaken.

Ein weiteres tolles Feature: Ich kann verschiedene Listen anlegen und somit die Übersicht über meine To-Dos in den verschiedenen Bereichen behalten.

4. Google Drive

Auch von Google Drive bin ich ein RIESEN Fan geworden. Vielleicht erzähle ich dir gerade nichts Neues. Doch man kann in Google Drive nicht nur Dokumente ablegen, so wie in der Dropbox oder in der iCloud zum Beispiel. Sondern auch Dokumente erstellen.

Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare, Zeichnungen. Das ist echt krass. Und kostenlos (im G-Suite Abo).

Das Design und die Funktionen sind ähnlich wie bei Word, Excel und Co. Ich muss sagen, dass das Design sehr ähnlich aussieht. Und für den Normalo-Benutzer reichen die Funktionen in der G-Suite aus. Doch sie sind etwas abgespeckter als im Microsoft Office Paket.

Ich nutze z.B. Excel sehr intensiv und brauche hier viele Funktionen. Nicht alle davon habe ich bei den Tabellen in der G-Suite gefunden. Doch 95% könnte ich damit lösen. Und jeder, der nur die bekannten (Basis-)Funktionen braucht, wird damit glücklich.

Außerdem liegen alle erstellen Dokumente sofort in der Cloud und können auf allen Geräten angesehen und verändert werden. Das ist mega praktisch, wenn ich Ideen schnell über mein iPhone ergänzen kann.

Alle Dokumente können außerdem schnell gedownloaded oder auch für andere Nutzer freigegeben werden.

Falls du es noch nicht mitbekommen hast, ich bin wirklich ein großer Fan von der G-Suite. Sie kostet mich nur ein paar Euro pro Monat, nimmt mir dafür aber viel Arbeit ab und lohnt sich daher für mich definitiv.

Trello

Das zweite Tool in dieser Kategorie ist Trello. Vielleicht hast du davon schon mal gehört. Es ist mittlerweile sehr weit verbreitet und du kannst es kostenlos nutzen.

Trello eignen sich besonders für die Planung und Organisation von Projekten mit mehreren Personen.

Es ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen. Es hat seine ganz eigene Struktur, die schwer zu beschreiben ist. Doch die Möglichkeiten sind beeindruckend.

Wenn du also Projekte mit mehreren Beteiligten managen möchtest, dann schau dir dieses Tool unbedingt mal an.

Kommen wir auch schon zur zweiten Kategorie.