Rechnung schreiben

#9 Richtig Rechnungen schreiben. Darauf musst du achten.

Shownotes

Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 Umsatzsteuergesetz

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Wie du dem Titel schon entnommen hast, geht es heute um ein Thema der Gründerfragen. Um ein sehr wichtiges um genau zu sein. Es geht darum, wie du korrekte, also formal richtige Rechnungen schreibst.

Für jeden Gründer ist dies ein wichtiges Thema. Denn damit du Umsätze erzielen kannst, musst du eben meistens eine Rechnung schreiben. Und obwohl dieses Thema nicht allzu umfangreich oder kompliziert ist, sehe ich immer wieder Rechnungen die nicht korrekt sind.

Wusstest du, dass nicht korrekte Rechnungen von deinem Kunden nicht bezahlt werden müssen?

Wenn du also wissen willst, wie du richtige Rechnungen schreibst. Dann ist diese Folge genau das richtige für dich. 

Wir werden darüber sprechen welche Elemente auf einer formal richtigen Rechnung nicht fehlen dürfen, welche Unterschiede es bei verschiedenen Rechnungsarten gibt und ich werde über mögliche Konsequenzen sprechen, die aus nicht formal richtigen Rechnungen resultieren können.

Rechnung schreiben – so geht´s!

Was ist eigentlich eine Rechnung? Erstmal ist es ein Dokument über welches eine Leistung oder eine Lieferung abgerechnet wird.

Eine Rechnung ist also immer an eine Leistung oder eine Lieferung geknüpft.

Für das Unternehmen, welches eine Rechnung stellt, entsteht bei einer korrekten Rechnung ein Anspruch auf Zahlung, eine sogenannte Forderung gegenüber einem Kunden.

Wenn auf einer Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen ist, dann entsteht gleichzeitig auch eine Zahlungsverpflichtung, eine Verbindlichkeit, gegenüber dem Finanzamt in Höhe dieser Umsatzsteuer.

Der Vorgang des „Rechnung schreibens“ ist also für jedes Unternehmen, jeden Selbständigen und jeden Gründer ein super wichtiges Thema. Denn nur, wenn du korrekte Rechnungen schreibst, kannst du Einnahmen erzielen und nur so Umsatz erwirtschaften. Logisch.

Aber was heißt nun Rechnungen korrekt zu schreiben? Ganz einfach. Es bedeutet, dass du dich an die Regeln der Rechnungstellung hältst.

Doch bevor wir zu den Pflichtbestandteilen einer Rechnung kommen, möchte ich dir erstmal ein paar grundsätzliche und wichtige Informationen zu Rechnungen im Allgemeinen mitgeben.

Grundlegende Informationen zu Rechnungen

Rechnungen, welche du an andere Unternehmen schreibst, müssen spätestens 6 Monate nach Erbringung der Leistung gestellt werden. Das ist eine wichtige Zeitspanne für dich. Denn verpasst du diese, hast du kein enAnspruch auf Zahlung.

Wenn du eine Rechnung an Privatkunden schreibst, hast du keine maximale Frist, welche gesetzlich festgelegt ist. Du kannst dir mit der Erstellung der Rechnung also Zeit lassen… Was nicht heißt, dass du dies auch tun solltest.

Rechnungen müssen außerdem 10 Jahre aufbewahrt werden. Für dich als Selbständigen bedeutet dies, dass du sowohl die Rechnungen, welche du verschickst als auch diese, die du bekommst sehr gut archivierst. 10 Jahre ist ein langer Zeitraum.

Du musst Rechnungen nicht unterschreiben. Denn eine Unterschrift ist hier nicht erforderlich. Sonst wäre der Versand von Rechnungen per Mail auch sehr schwierig.

Das war ein kurzer Überblick über wichtige und grundsätzliche Informationen zum Thema Rechnung.

Kommen wir zu der Frage, welche Elemente DU auf gar keinen Fall auf deinen eigenen Rechnungen vergessen darfst.

Diese Elemente musst du beim Rechnung schreiben berücksichtigen

§ 14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) legt übrigens diese Pflichtangaben fest. Wenn du Lust hast, kannst du hier ja mal reinsehen.

Pflichtelemente

Zur besseren Visualisierung gehen wir diese Pflichtelemente von oben nach unten auf der Rechnung durch. Die Anordnung dieser Elemente ist nicht zwingend vorgeschrieben. Jedoch ist der Aufbau im Großen und Ganzen immer identisch.

1. Ganz oben, im Kopfbereich der Rechnung, befinden sich Informationen zum Rechnungs- und Leistungsempfänger.

Hier stehen also die vollständigen Namen und Anschriften deines Unternehmens und des Leistungs- und damit Rechnungsempfängers.

Wichtig ist hierbei, dass du auf die richtigen Namen bzw. Firmenbezeichnungen sowie die Rechtsform achtest. Denn je nach Rechtsform hat ein Unternehmen einen bestimmten Namen.

Bei Einzelunternehmern ist dies z.B. dein eigener Name. Mein Unternehmen heißt Sophie Jupe. Und dieser Name steht auf allen Rechnungen. Ich könnte nun noch einen Phantasienamen vergeben, was ich bisher noch nicht habe.

Dieser ersetzt bei Einzelunternehmern aber NICHT den formal korrekten Namen. Nutzt du also einen Phantasienamen, so musst du trotzdem die korrekte Bezeichnung deines Unternehmens auf deiner Rechnung aufführen. Z.B. so.

(Phantasiename)

Sophie Jupe

Adresse

PLZ,Ort

Dies betrifft natürlich auch die Firmenbezeichnung bzw. Anschrift des Leistungs- bzw. Rechnungsempfängers. Diese findest du auch im Impressum der jeweiligen Webseite.

2. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust.ID oder Ust.IDNr)

Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt nach Anmeldung deiner Tätigkeit automatisch zugeschickt. Die Ust.ID musst du separat beantragen.

Dies kannst du entweder direkt nach Anmeldung auf dem Steuerlichen Erfassungsbogen machen oder auch nachträglich. Ich empfehle dir IMMER, die Ust.ID direkt per Haken auf dem steuerlichen Erfassungsbogen zu beantragen.

Wenn du wissen willst, wieso, dann empfehle ich dir meine Folge #2 „7 Dinge, die du vor dem Start deines Business beachten musst.“ Dort gehe ich sowohl auf den Steuerlichen Erfassungsbogen als auch auf die Ust.ID ein und erkläre dir, warum du diese zusätzlich zur Steuernummer beantragen solltest. Hier gehts zur Episode

Auf deinen Rechnungen musst du also nun eine dieser beiden Nummern angeben. Innerhalb Deutschlands reicht theoretisch die Steuernummer. Falls du Rechnungen ins EU-Ausland versenden möchtest, ist die Ust.ID ein Pflichtelement. Du benötigst sie hier also definitiv. Den Grund besprechen wie später noch.

3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung.

Hier brauchen wir gar nicht viel sagen. Natürlich muss deiner Rechnung zu entnehmen sein, wann diese erstellt wurde.

4. Die Rechnungsnummer 

Ein paar Hinweise zur Rechnungsnummer. Diese fortlaufende Nummer kann aus einer Zahlenreihe und ggf. zusätzlichen Buchstaben bestehen. Sie dient der eindeutigen Identifizierung einer Rechnung. Deshalb muss jede deiner Rechnungen eine eindeutige und einmalige Rechnungsnummer aufweisen.

Obwohl diese Nummern oft fortlaufend vergeben werden, müssen sie nicht lückenlos sein. Sie dienen einerseits dem Finanzamt als auch dir selbst. Denn anhand der Rechnungsnummern kannst du deine Rechnungen viel besser ordnen und archivieren.

Du kannst deine Rechnungsnummern z.B. jedes Jahr bei 1 anfangen lassen. Ich empfehle dir jedoch einen Zusatz für das jeweilige Jahr einzuführen. Dies könnte z.B. so aussehen: 2018001 oder 2018-001. Denn auch Jahresübergreifend solltest du darauf achten, dass sich deine Rechnungsnummern nicht wiederholen.

5. Auch das Wort „Rechnung“ darf bei einer Rechnung nicht fehlen.

Vielleicht denkst du jetzt „Das ist doch logisch und ergibt sich aus dem Kontext“. Ja, vielleicht. Jedoch sehen die Regeln, in Deutschland zumindest, vor, dass diesem „Zettel“ eindeutig entnehmbar ist, dass es sich um eine Rechnung handelt.

6. Für welche Leistung bzw. Ware wird eine Rechnung gestellt?

Du musst auf jeden Fall auf deine Rechnung schreiben, welche Leistung bzw. Ware du abrechnen willst. Dazu gehören Angaben zur Menge und zur Art.

Die Menge kann in verschiedenen Einheiten ausgedrückt werden. Dazu gehören „Stück“, „Stunden“, „Projekt“ etc.

Bei der Art handelt es sich um eine handels- bzw. branchenübliche Bezeichnung der gelieferten Ware bzw. der erbrachten Dienstleistung. Dies muss klar, eindeutig und verständlich der Rechnung zu entnehmen sein.

Wenn du innerhalb einer Rechnung verschiedene Arten von Waren oder Dienstleistungen abrechnest, dann verwende mehrere Positionen.

Du beginnst also mit Position 1 und nummerierst nach unten durch. Für jede Position gibst du anschließend Art und Menge der Ware bzw. Dienstleistung an.

Weiterhin musst du zu jeder einzelnen Position, neben Art und Menge, auch den Einzelpreis Netto, den Mehrwertsteuersatz (MwSt. Satz) in % sowie den Gesamtpreis Brutto angeben. Außnahmen hierzu gibt es z.B. bei der Kleinunternehmerregelung. Aber dazu kommen wir später.

7. Zeitpunkt der Warenlieferung bzw. der Leistungserbringung 

Hast du eine Dienstleistung über mehrere Tage, Wochen oder Monate erbracht, gibst du genau diesen Zeitpunkt hier auch an. Ganz simpel. 

8. Diese Informationen münden im Rechnungsbetrag

Um diesen richtig auf deiner Rechnung abzubilden, musst du folgende Elemente darstellen:

  • Gesamt-Nettobetrag der Rechnung,
  • Angabe des Mwst. Satzes bzw. aller Mwst. Sätze, welche innerhalb dieser Rechnung relevant waren sowie
  • der dazugehörigen Steuerbeträge.
  • Zum Schluss den Gesamt-Bruttobetrag der Rechnung.

Auch hier gibt es z.B. bei Rechnungen von Kleinunternehmern Unterschiede. Aber auch das kommt etwas später. Also Geduld Geduld 😉

Falls deine Rechnung umsatzsteuerbefreit ist, gehört unterhalb des Rechnungsbetrags die Angabe zur Art/Begründung der Steuerbefreiung hin. Dies trifft z.B. auf Kleinunternehmer zu. Es gibt jedoch auch andere Gründe für eine Steuerbefreiung. Dies kann beispielsweise bei Bildungseinrichtungen der Fall sein.

9. Rabatte und Skonto

Gewährst du deinem Kunden Rabatte oder Skonto?

Dann musst du diese ebenfalls auf der Rechnung aufführen.

Denn wenn du mit deinem Kunden eine Minderung des Entgeltes vereinbart, so muss dieses für beide Seiten deutlich auf der Rechnung ersichtlich sein. Außer natürlich, ein Rabatt ist bereits bei den aufgeführten Position berücksichtigt.

Rabatte und Skonto werden also nur ausgewiesen, wenn sie vom dargestellten Rechnungsbetrag noch abgezogen werden und NICHT, wenn sie in diesem schon inkludiert sind.

10. Das Zahlungsziel

Das Zahlungsziel ist das Datum, bis wann dein Kunde die jeweilige Rechnung bezahlt haben muss. Achte hierbei, besonders bei Rechnungen an Privatpersonen, auf die entsprechenden gesetzliche Regelungen.

Solltest du Skonto gewähren, so musst du ebenfalls die Skontofrist darstellen, innerhalb der dein Kunde Skonto ziehen darf.

Das waren die 10 Pflichtelemente. Doch es gibt noch ein paar Elemente, welche nicht Pflicht sind, jedoch sehr sinnvoll.

Zusätzliche Elemente

Auch eine Rechnung stellt ein offizielles Dokument deines Unternehmens dar. Daher kann auch dieses nach deinem Corporate Design gestaltet werden. Übertreibe es hier nicht.

Eine Rechnung sollte vor allem übersichtlich sein. Doch dein Logo kann hier auf jeden Fall Platz finden. Und du kannst auch mit farblichen Akzenten arbeiten.

Im Fußbereich der Rechnung ist außerdem Platz für deine Bankverbindung, deine Kontaktdaten, den Link zu deiner Webseite, Öffnungszeiten etc.

Wenn deine Rechnung über mehrere Seite geht, dann nummeriere die Rechnungsseiten unbedingt durch. Somit kann von Jedem schnell erkannt werden, ob die vollständige Rechnung vorliegt.

Besonderheiten verschiedener Rechnungsarten

Je nach Art deines Unternehmens bzw. je nach Unternehmenssitz deines Kunden, also dem Ort bzw. Land, an den die Rechnung geschickt wird, gibt es Unterschiede bezüglich der notwendigen Elemente auf der Rechnung.

Was ich dir bisher vorgestellt habe sind diese Elemente, welche Pflicht sind bei Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen und Rechnungen innerhalb Deutschlands verschicken.

Doch was ist, wenn du Kleinunternehmer bist oder deine Rechnung z.B. in die Staaten gehen? Genau das schauen wir uns jetzt an.

Rechnungen bei Kleinunternehmern

Ein großer Vorteil, wenn nicht sogar DER Vorteil, bei der Kleinunternehmerregelung ist der, dass du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aufweist. Und diese somit auch nicht ans Finanzamt abführen musst.

Damit habe ich das Wichtigste auch schon gesagt. Als Kleinunternehmer darfst du auf deinen Rechnungen NIEMALS die Umsatzsteuer ausweisen.

Die eigentlichen Pflichtelemente Nettobetrag, MwSt. Satz, MwSt. Betrag und Bruttobetrag kannst du also ignorieren. Stattdessen weist du nur Einzel- bzw. Gesamtbeträge je Position und zum Schluss den Rechnungsbetrag aus.

Solltest du aus Versehen oder aus Unwissenheit doch einmal eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer rausschicken, obwohl du Kleinunternehmer bist. So bist du auch verpflichtet diese ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Achte also immer darauf.

Doch auf diese Steuerbefreiung MUSST du auf deiner Rechnung hinweisen. Wie ich schon erwähnt habe, gibt es verschiedene Arten der Steuerbefreiung. Diese müssen jeweils mit Angabe des entsprechenden Gesetzestextes auf der Rechnung ersichtlich sein. Eine dieser Möglichkeit der Umsatzsteuerbefreiung ist die Kleinunternehmerregelung.

Der notwendige Hinweis könnte z.B. so aussehen „Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“

Du kannst diesen Satz einfach kopieren und unterhalb des Rechnungsbetrags auf allen deinen Rechnungen ausweisen.

Alle anderen Pflichtangaben gelten weiterhin.

Du kannst übrigens auch als Kleinunternehmer eine Ust.ID beantragen und diese statt der Steuernummer auf deinen Rechnungen ausweisen.

Rechnungen für umsatzsteuerbefreite Leistungen

Die Kleinunternehmerregelung ist nur eine Art der Umsatzsteuerbefreiung. Es gibt einige Leistungen, welche per Gesetz umsatzsteuerbefreit sind.

Einige möchte ich dir an dieser Stelle nennen. Ich will diesen Punkt jedoch nicht zu ausführlich gestalten. Denn für viele von euch werden folgende Leistungen von untergeordneter Bedeutung sein.

Für folgende Leistungen wird ebenfalls eine umsatzsteuerfreie Rechnung geschrieben:

  1. Medizinische oder gesundheitliche Leistungen (z.B. Zahnarzt, Physiotherapeut, Heilpraktiker, Pflegedienste)
  2. Finanz-, Kredit-, und Versicherungsleistungen sowie deren Vermittlung (z.B. bei Versicherungsmaklern und Kreditvermittlern)
  3. Künstlerische Darbietungen (z.B. Aufführungen von Theatern, Musikern, Musikgruppen oder Tänzern)
  4. Verkauf, Vermietung oder Verpachtung von Grundstücken
  5. Gewinne aus Glücksspielen (Wenn du im Lotto gewinnst, kannst du dich doppelt freuen. Denn du musst keine Umsatzsteuer abführen. YEAH)
  6. Bildungsleistungen – unter weiteren Voraussetzungen (z.B. Nachhilfeschulen und Bildungsträger)

Wie bei der Kleinunternehmerregelung, musst du auch hier den Grund der Umsatzsteuerbefreiung angeben bzw. auf deiner Rechnung darauf hinweisen.

Das könnte z.B. so aussehen:

 „Diese Rechnung ist laut § 4 Nr. 21a UStG umsatzsteuerfrei“ 

Je nach Art der Leistung ist der entsprechende Paragraph auszutauschen.

Weitere Besonderheiten gibt es, wenn du deine Rechnungen nicht nur an Unternehmen oder Privatpersonen innerhalb Deutschland richtest.

Sondern wenn du sie ins EU-Ausland oder in Drittländer sendest. Diese Besonderheiten betreffen vor Allem die Regelungen zur Umsatzsteuer.

Doch nochmal vorab: als Kleinunternehmer weist du NIEMALS die Umsatzsteuer aus. Egal ob deine Rechnung an Unternehmen oder Privatpersonen im EU-Ausland oder in Drittländer adressiert sind.

Rechnungen ins EU-Ausland

Zum EU-Ausland gehören (für uns Deutsche) alle Länder Europas, welche in der EU sind. Außer Deutschland natürlich.

Wenn du  der Regelbesteuerung unterliegst und Rechnungen an eine länderspezifische Art von Kleinunternehmer oder an Privatpersonen im EU-Ausland schickst, z.B. nach Österreich, Polen, die Niederlande oder Spanien, dann musst du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.

Mit dem jeweiligen deutschen Steuersatz – 19% oder 7%. Deine Rechnung unterscheidet sich hier also nicht zu normalen Rechnungen.

Wenn dein Kunde im EU-Ausland ein Unternehmen ist und ihr beide der Regelbesteuerung, also der jeweils „normalen“ Besteuerung, unterliegt, musst du KEINE Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen. Denn dann gilt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren.

Klingt komplizierter als es ist. Ich will dich nicht mit den Details langweilen. In dem Fall führst eben nicht du die Umsatzsteuer mit dem deutschen Steuersatz in Deutschland ab. Sondern dein Kunde führt die Umsatzsteuer mit SEINEM jeweiligen Steuersatz in SEINEM Land ab.

Dazu stellst du ihm eine Rechnung OHNE Umsatzsteuer aus und packst darauf den Hinweis zum Reverse-Charge-Verfahren: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Wichtig ist hierbei: auf dieser Art von Rechnung MUSS sowohl deine Ust.ID als auch die deines Kunden ersichtlich sein.

Merke dir also: Auf Rechnungen, die das Reverse-Charge-Verfahren anwenden, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Und es sind die jeweiligen Ust.ID´s beider Unternehmen aufzuführen.

Doch natürlich gibt es keine Regel ohne Außnahmen. Besonderheiten gibt es z.B. bei Rechnungen zu Vorträgen oder Telekommunikationsdienstleistungen. Wenn du Fragen hierzu hast, dann wende dich bitte an den Steuerberater deines Vertrauens.

Auf Kleinunternehmer findet das Reverse-Charge-Verfahren KEINE Anwendung. Du stellst zwar ebenfalls eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Doch dies liegt an der Kleinunternehmerregelung und nicht an den Regelungen zur Umsatzsteuer im EU-Ausland.

Du musst in diesem Fall auch nicht die Ust.ID deines Kunden auf der Rechnung vermerken. Deine Rechnung stellst du einfach wie immer aus. Bzw. so, wie ich es oben bereits erläutert habe.

Vielleicht fragst du dich jetzt, wie dieses Reverse-Charge-Verfahren funktioniert.

Lass uns einen kleinen Exkurs machen.

Wenn du als Unternehmer mit Regelbesteuerung in Deutschland auf deiner Rechnung die Umsatzsteuer ausweist, dann liegt die Steuerschuld bei dir. Das bedeutet du bekommst von deinem Kunden die Umsatzsteuer mit dem Rechnungsbetrag auf dein Konto überwiesen. Und musst diese Umsatzsteuer dann ans Finanzamt abführen.

Wenn du jetzt eine Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland schreibst, welches ebenfalls der normalen Besteuerung seines Landes unterliegt, dann wird das Reverse-Charge-Verfahren angewendet. Das bedeutet, dass die Steuerschuld von dir auf den Leistungsempfänger, also deinen Kunden übergeht. Und weil du nicht weißt, welcher Steuersatz in diesem Fall anfällt, schreibst du deine Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Durch den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ist deinem Kunden dann auch klar, dass er die Steuerschuld trägt. Dieser berechnet dann eigenständig die anfallenden Steuern entsprechend der Steuersätze seines Landes. Im Rahmen seiner Umsatzsteuermeldung deklariert er diese Steuern bei seinem Finanzamt und zieht sie gleichzeitig als Vorsteuer ab. Somit ist es für ihn ein Plus-Minus-Null-Spiel und es entstehen keine weiteren Kosten für deinen Kunden.

Rechnungen in Drittländer

Nun gibt es aber noch Länder außerhalb der EU. Wir sprechen hier von sogenannten „Drittländern“ Und bei diesen sieht das Ganze nicht so leicht aus.

Bist du Kleinunternehmer, darf du auf deiner Rechnung niemals die Umsatzsteuer ausgewiesen sein. Das habe ich schon 100 Mal erwähnt und du hast es sicherlich schon längst verstanden ;-).

Du musst also bei Rechnungen in Drittländer als Kleinunternehmer keine Besonderheiten berücksichtigen.

Wenn dein Kunde im Drittland eine Privatperson oder eine länderspezifische Art Kleinunternehmer ist, du jedoch der Regelbesteuerung in Deutschland unterliegst, so bleibt die Steuerschuld bei dir. Du schreibst also wie gewohnt eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und führst diese wie gewohnt ans Finanzamt ab.

Wenn du UND dein Kunde im Drittland der jeweiligen Regelbesteuerung, also der „normalen“ Besteuerung unterliegen, musst du wieder einiges beachten.

In diesem Fall stellst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Es kann jedoch vorkommen, dass du deine Waren oder Dienstleistungen in dem jeweiligen Land deines Kunden versteuern musst.

Mit vielen Drittländern gibt es aber Vereinbarungen wie dem Reverse-Charge-Verfahren.

Falls diese Konstellation auf dich zutrifft, erkundige dich auf jeden Fall vorher. Entweder bei einem Steuerberater oder indem du einfach mal googelst, z.B. nach „Umsatzsteuer Drittland XY“.

Ok, dass soll es dazu erstmal gewesen sein. Doch was passiert eigentlich, wenn du keine richtigen Rechnungen schreibst bzw. in deinen Rechnungen Fehler machst?

Konsequenzen bei nicht korrekt ausgestellten Rechnungen

Nur wenn du korrekte Rechnungen schreibst, hast du einen Anspruch darauf, dass dein Kunde diese bezahlt. Solange du ihm also keine richtige Rechnung vorlegst, muss dieser nicht bezahlen und kann von dir verlangen, dass du die Rechnung korrigierst.

Das ist zeitaufwendig und ärgerlich. Außerdem verschiebt sich somit auch der Geldeingang nach hinten.

Auch alle einkommenden Rechnungen solltest du übrigens auf Richtigkeit prüfen. Denn nur wenn eine Rechnung korrekt ist, hast du gegenüber dem Finanzamt einen Anspruch die Vorsteuerbeträge geltend zu machen.

Sollte es durch das Finanzamt eine Betriebsprüfung in deinem Unternehmen geben, können bereits geltend gemachte Vorsteuerbeträge von nicht korrekten Rechnungen sogar zurückgefordert werden. Das wäre sehr ärgerlich. Oder?

Prüfe also unbedingt jede bei dir ankommende Rechnung auf ihre Korrektheit. Worauf du achten musst, haben wir je bereits besprochen.

Wie kannst du also nun korrekte Rechnungen erstellen?

So kannst du richtige Rechnungen schreiben

Es gibt viele Tools, die dich dabei unterstützen korrekte Rechnungen zu schreiben. Doch eine Garantie hast du nicht. Sie achten zwar meist auf viele Pflichtelemente und haben diese in ihren Vorlagen schon berücksichtigt.

Auf einige Elemente musst du jedoch selbst achten. Dazu gehören z.B. die richtigen Firmenbezeichnungen, Rechtsformen und Adressen sowie die verschiedenen Zusätze bei steuerfreien Leistungen oder der Kleinunternehmerregelung.

Es gibt sehr viele Anbieter dort draußen. Die großen sind z.B. FastBill, Sevdesk, Lexoffice, Billomat, Debitoor…

Meistens kann man damit nicht nur seine Rechnungen schreiben, sondern auch die Buchhaltung führen oder vorbereiten, Eingangsrechnungen archivieren, Auswertungen erstellen, Kunden anlegen, Umsatzsteuervoranmeldungen tätigen etc.

Aber darauf weiter einzugehen würde heute den Rahmen sprengen.

Ich kann dir nur aus eigener Erfahrung raten, dir ein solches Tool für deine Rechnungserstellung zuzulegen. Es hat einfach unzählige Vorteile gegenüber der Erstellung z.B. per Excel, auch wenn es ein paar Euro pro Monat kostet.

Falls du dir dazu eine Extra Episode wünschst, dann schreibe mir dies sehr gern. Wenn sich ein paar von euch melden, dann komme ich dem Wunsch auf jeden Fall gern nach.

Fazit

Das ganze Thema der Rechnungserstellung kann etwas komplizierter werden. Besonders wenn du Rechnungen in das EU-Ausland bzw. in Drittländer z.B. die USA verschickst. Wenn du aber nur innerhalb Deutschlands Rechnungen schreibst, dann ist es sehr einfach.

Schau dir einfach die Regelungen an, welche für dich relevant sind. Wenn du diese einmal wirklich verstanden hast, dann erstellst du Rechnungen mit links und verbundenen Augen. Versprochen J

Meiner Erfahrung nach ist das Rechnung schreiben mit Online-Tools am einfachsten. Wie gesagt, vielleicht findest du hierzu bald eine extra Episode.

Wie immer: Hast du Fragen (große oder kleine) zu diesem Thema ? Dann melde dich sehr gern bei mir. Du erreichst mich über meine Webseite oder auch bei Facebook.