Buchhaltung organisieren

#29 So organisierst du deine Buchhaltung entspannt.

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Zusamenfassung

Vereinfachend lässt sich sagen:

  • Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt für Dokumente, die aus geschäftlicher Sicht anbahnenden und kommunikativen Charakter haben.
  • Zehnjährige Aufbewahrungsfristen gelten für Unterlagen, die zahlungsrelevanten und dokumentierenden Charakter haben.

Für die Art der Aufbewahrung gilt, dass Dokumente grundsätzlich als Originale, originalgetreue Übertragungen oder inhaltsgetreue Wiedergabe bzw. Aufbewahrung archiviert werden können.

Erstelle von Belegen auf Thermopapier unbedingt Kopien.

Ursprünglich elektronische Daten müssen auch elektronisch nach den Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.

Medienbrüche sind im Rahmen der Aufbewahrungspflichten nicht erlaubt.

Mit diesem System kannst du deine Buchhaltung entspannt organisieren

  • E-Mail: markiere alle wichtigen Unterlagen, welche dich per E-Mail erreichen. So findest du diese schneller wieder.
  • Laptop: Lege dir ein Ordnersystem an mit der Struktur: Jahr / Monat und ggf. Unterordnern für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszügen etc. 
  • Physisch: Lege dir ebenfalls einen physischen Ordner an. Nutze Trenner. Lege hier alle dich physisch erreichenden Dokumente ab, die aufbewahrt werden müssen. 

Blocke dir in deinem Kalender feste Termine, z.B. wöchentlich oder zweiwöchentlich in denen du deine Buchhaltung organisierst. 

Ich empfehle unbedingt, dass du dir ein Tool für die Buchhaltung zulegst.

Natürlich kannst du deine Rechnungen weiterhin mit Excel oder Word erstellen und einfach alle Rechnungen und Belege auf dem Computer ablegen.

Doch es geht eben auch um ein vielfaches einfacher.

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