Tools

#23 Diese Tools helfen dir dabei dein Business zu organisieren.

Erwähnte Tools

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Ich weiß nicht, ob du das auch kennst. Als ich mein Online Business startete, fühle ich mich total erschlagen von den ganzen erstellten Dokumenten und Dingen, die ich irgendwie auf meinem Laptop organisieren musste.

Ich brauchte Möglichkeiten, um meine Termine zu organisieren, Rechnungen zu erstellen und abzuspeichern, To-Do Listen zu erstellen und Prozesse sichtbar zu machen. Auch ein Geschäftskonto musste her.

Im Laufe der letzten Monate und Jahre habe ich viele Tools ausprobiert. Bei einigen bin ich hängen geblieben. Andere habe ich mehrfach gewechselt.

In dieser Episode teile ich mit dir meine aktuellen Favourite-Tools. Ich wünschte ich hätte so eine Übersicht zum Start gehabt. Nun will ich wenigstens dafür sorgen, dass du dich nicht so quälst, wie ich es musste.

Bevor wir beginnen, möchte ich gern noch etwas loswerden. Du brauchst auf keinen Fall all diese Tools. Suche dir stattdessen die raus, die für dich gerade passend sind und die dir wirklich nützen.

Außerdem enthält diese Episode ein Haufen Werbung. Nicht weil sie gesponsert wurde oder Ähnliches. Ich bekomme keinen einzigen Cent für diese Empfehlungen.

Die Links sind auch keine Affiliate Links. Ich verdiene also an diesen auch nichts.

Neben den Tools, die ich dir gleich nennen werde, gibt es noch zahlreiche andere. Doch ich möchte dir an dieser Stelle nur Tools empfehlen, die ich auch selbst nutze oder genutzt habe.

Es bedeutet also nicht, dass diese genannten Tools die besten der Besten sind, sondern nur, dass ich sie euch empfehlen kann, weil ich sie wirklich mag und nutze.

Um diese Episode etwas übersichtlicher zu gestalten, habe ich mir 5 Kategorien überlegt:

  • Kalender und To-Do´s,
  • Buchhaltung,
  • Geschäftskonto,
  • Produktivität und
  • Sonstiges. 

Lass uns also direkt mit der ersten Kategorie starten.

Kategorie #1: Kalender und To-Do´s

 Hier habe ich zwei Empfehlungen für dich.

G-Suite

Die erste nutze ich selbst noch gar nicht so lange, bin jedoch total begeistert. Es handelt sich um die G-Suite von Google.

Du kannst ja Google-Mail, Google-Drive etc. auch über ein kostenloses privates Konto nutzen. Doch ich bin vor einiger Zeit auf die G-Suite umgestiegen. Diese beinhaltet dieselben Bereiche, jedoch für Geschäftskunden.

Das Schöne ist. Jetzt habe ich die wichtigsten Bereiche für den täglichen Bedarf an einer Schnittstelle. Meinen Kalender, meine Mails, meine To-Do Listen und erstellte Dokumente.

Neben den konkreten Funktionen war ein wichtiges Argument für die G-Suite die DSGVO. Denn seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai letzten Jahres, sind die kostenfreien Produkte wie Google Drive, Google Mail etc. nicht mehr für Unternehmen geeignet.

Denn Google bietet hierfür keinen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AV) an. Und damit sollte man als Unternehmen im besten Fall die G-Suite nutzen. Denn dort bekommt man diesen AV von Google.

Da die G-Suite ein Sammelsurium von verschiedenen Tools ist, gehe ich diese nun einzeln durch und erkläre dir kurz, wie ich diese für mich nutze und warum ich so begeistert bin.

  1. Kalender

Ich habe lange Zeit den vorinstallierten Apple Kalender genutzt. Doch so richtig zufriedengestellt hat mich dieser nie. Beim Google Kalender mag ich die Darstellung. Es ist easy neue Einträge zu erstellen und für verschiedene Bereiche verschiedene Farben zu vergeben.

Außerdem kann ich zu jedem Termin verschiedene Zusatzinformationen hinterlegen, Personen hinzufügen etc.

Ich nutze den Apple Kalender immer noch. Aber nur für meine privaten Termine. Dadurch habe ich eine angenehme Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Terminen. Und das hilft mir extrem den Überblick zu behalten.

Außerdem nutze ich den Google Kalender als tägliche Aufgabenplanung. Alle To-Do´s, die anfallen, schreibe ich direkt als Termin in den Kalender und zwar an den jeweiligen Tag an dem ich denke diese Aufgabe zu erledigen.

Alle wiederkehrenden Aufgaben sind vorgeplant. Dadurch ist jede einzelne neue Woche bereits voll mit all den Terminen, die sowieso regelmäßig anfallen. Das spart Zeit und ich vergesse keine wichtigen Aufgaben.

  1. Mail

Meine geschäftlichen E-Mails habe ich bisher über meinen Domain-Hoster bezogen. Es war jedes Mal ein Krampf diese auf jedem Gerät einzurichten. Ständig kam es zu Problemen, Mails wurden nicht empfangen oder gingen nicht raus. Es hat mich wahnsinnig gemacht.

Doch dann erfuhr ich, dass Mails über die eigene Domain in der G-Suite auch über Google Mail erstellt werden können.

Damit du verstehst, wovon ich genau rede. Meine Domain lautet sophiejupe.com. Für meinen geschäftlichen Mail-Verkehr wollte ich nun eine Mail-Adresse die hallo@sophiejupe.com lautet.

Und genau diese kann man über Google Mail einrichten. Zugegeben. Das war etwas kompliziert. Doch es gibt direkt von Google eine super Anleitung und mit der hat es problemlos geklappt.

Nun ist meine G-Suite mit meiner Domain verknüpft und ich kann E-Mail-Adressen ganz easy erstellen, z.B. noch eine für mich, die sophie@sophiejupe.com lautet. Und ich könnte nun easy weitere Mail-Adressen für Teammitglieder erstellen.

Und auf jedem Endgerät muss ich diese nicht mehr umständlich über das E-Mail Programm einbinden. Ich lade mir einfach die Google Mail App herunter und es läuft.

Das ist für mich eine großartige Möglichkeit und ich LIEBE es.

  1. To-Do-Listen

Innerhalb des G-Suite Kalenders kann ich sogar direkt To-Do Listen erstellen. Dafür wird rechts am Rand eine Fläche eingerichtet, direkt neben dem Kalender. Alle Aufgaben, die es nicht direkt in den Kalender schaffen, trage ich dort ein und kann sie nach Beendigung abhaken.

Ein weiteres tolles Feature: Ich kann verschiedene Listen anlegen und somit die Übersicht über meine To-Dos in den verschiedenen Bereichen behalten.

  1. Google Drive

Auch von Google Drive bin ich ein RIESEN Fan geworden. Vielleicht erzähle ich dir gerade nichts Neues. Doch man kann in Google Drive nicht nur Dokumente ablegen, so wie in der Dropbox oder in der iCloud zum Beispiel. Sondern auch Dokumente erstellen.

Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare, Zeichnungen. Das ist echt krass. Und kostenlos (im G-Suite Abo).

Das Design und die Funktionen sind ähnlich wie bei Word, Excel und Co. Ich muss sagen, dass das Design sehr ähnlich aussieht. Und für den Normalo-Benutzer reichen die Funktionen in der G-Suite aus. Doch sie sind etwas abgespeckter als im Microsoft Office Paket.

Ich nutze z.B. Excel sehr intensiv und brauche hier viele Funktionen. Nicht alle davon habe ich bei den Tabellen in der G-Suite gefunden. Doch 95% könnte ich damit lösen. Und jeder, der nur die bekannten (Basis-)Funktionen braucht, wird damit glücklich.

Außerdem liegen alle erstellen Dokumente sofort in der Cloud und können auf allen Geräten angesehen und verändert werden. Das ist mega praktisch, wenn ich Ideen schnell über mein iPhone ergänzen kann.

Alle Dokumente können außerdem schnell gedownloaded oder auch für andere Nutzer freigegeben werden.

Falls du es noch nicht mitbekommen hast, ich bin wirklich ein großer Fan von der G-Suite. Sie kostet mich nur ein paar Euro pro Monat, nimmt mir dafür aber viel Arbeit ab und lohnt sich daher für mich definitiv.

Trello

Das zweite Tool in dieser Kategorie ist Trello. Vielleicht hast du davon schon mal gehört. Es ist mittlerweile sehr weit verbreitet und du kannst es kostenlos nutzen.

Trello eignen sich besonders für die Planung und Organisation von Projekten mit mehreren Personen.

Es ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen. Es hat seine ganz eigene Struktur, die schwer zu beschreiben ist. Doch die Möglichkeiten sind beeindruckend.

Wenn du also Projekte mit mehreren Beteiligten managen möchtest, dann schau dir dieses Tool unbedingt mal an.

Kommen wir auch schon zur zweiten Kategorie.

Kategorie #2: Buchhaltung

Ich empfehle jedem Gründer sich ein Tool für die Buchhaltung zuzulegen. Natürlich kann man seine Rechnungen weiterhin mit Excel oder Word erstellen und einfach alle Rechnungen und Belege auf dem Computer ablegen. Doch es geht eben auch um ein Vielfaches einfacher.

Im Laufe der letzten Monate und Jahre habe ich drei Anbieter getestet: sevDesk, FastBill und lexoffice.

Grundsätzlich kann ich alle diese Anbieter empfehlen. Sie sind sich auch sehr ähnlich. Letztendlich bieten alle mehrere Pakete im Monat an.

Mit den kleinsten kannst du meistens Rechnungen, Angebote und Co. schreiben. Mit den größeren kannst du oft sogar deine komplette Buchführung erledigen oder hast einen Zugang für deinen Steuerberater.

Ich kann alle drei Anbieter empfehlen. Schau sie dir gern an, um zu entscheiden, welcher für dich passend ist und wo du dich am besten zurechtfindest. Meistens kannst du die Pakete auch kostenlos testen, um eine bessere Entscheidungsgrundlage zu haben.

Kategorie #3: Geschäftskonto

Nahtlos daran anschließend können wir gleich über Geschäftskonten sprechen. DAS sollte wirklich jeder Gründer haben.

Grundsätzlich können die Anbieter hier in Filialbanken, Onlinebanken und Fintechs unterschieden werden.

Wenn du mehr Infos zum Thema Geschäftskonto haben willst, dann hör doch in meine Episode #12 rein. Dort geht es sehr umfänglich um das Thema Geschäftskonto. Und ich gehe darauf ein, worauf du bei der Wahl deines Geschäftskontos achten solltest.

N26 Business

Gestartet bin ich mit dem Geschäftskonto von N26. Es läuft über eine sehr zuverlässige App, es gibt eine Kreditkarte und generell war ich mit diesem Konto super zufrieden.

Kontist

Aktuell habe ich mein Geschäftskonto bei Kontist. Und das liegt eigentlich nur an einer einzigen zusätzlichen Funktion. Und das ist die automatische Steuerrücklage.

Du kannst in der Kontist App verschiedene Einstellungen vornehmen und dann werden deine Zahlungen automatisch auf verschiedene Unterkonten gebucht. Das bedeutet du hast dann automatisch ein Unterkonto für deine Einkommensteuerrücklagen und deine Umsatzsteuerzahlungen.

Damit verlierst du nie wieder den Überblick darüber, wieviel Geld dir gerade wirklich zur Verfügung steht.

Da es sich bei beiden um Fintechs handelt, kommen jedoch auch mal Fehler vor. Bei Kontist hatte ich schon hier und da Darstellungsfehler. Mittlerweile funktioniert wieder alles. Doch das ist ärgerlich. Trotzdem finde ich diese Funktion so großartig, dass ich erstmal bei Kontist bleibe.

Du solltest dir jedoch darüber bewusst sein, dass Fintechs manchmal weniger zuverlässig sind als klassische Banken. Dafür sind sie zum Teil aber auch viel cooler und bieten tolle Funktionen an.

Kategorie #4: Produktivität

In der Vorletzten Kategorie habe ich alle Tools zusammengefasst, die meine Produktivität in einem positiven Maße beeinflussen und welche ich daher regelmäßig mit Freude nutze.

MindNode

Dieses Tool ist noch relativ neu auf meinem MacBook. Ich war lange kein Fan von Mindmaps. Doch besonders für die Strukturierung von Inhalten, Online Kursen und Co. Ist ein Mindmap großartig.

Zumindest habe ich das für mich festgestellt. Nach langem Suchen habe ich mich für MindNode entschieden. Dieses Tool ist super schön anzusehen und bietet übersichtlich alle Funktionen, die ich mir wünsche. Wenn ich das richtig sehe, gibt es dieses Tool jedoch aktuell nur für Mac und iOS

Be focused

Be focused ist ein kleines Tool zur Anwendung der Pomodoro-Technik. Dies ist eine Methode des Zeitmanagements, in der du in festgelegten Blöcken arbeitest und währenddessen Pausen einlegt. Z.B. kannst du festlegen, dass du 25 Minuten arbeitest und anschließend 5 Minuten Pause machst. Nach 4 Arbeitseinheiten kommt dann z.B. eine größere Pause von 15 Minuten.

Dieses Tool hilft mir sehr, an regelmäßige Pausen zu denken und so mein Energielevel hochzuhalten.

Leider gibt es dieses Tool auch nur für Mac und iOS.

1Password

Dieses Tool ist oft mein absoluter Retter. Ich nutze sowohl die App auf meinem iPhone als auch auf meinem Mac. Es bietet mir einen Ort an dem alle meine Passwörter sicher gespeichert sind und super schnell abgerufen werden können.

Ich möchte diese App echt nicht mehr missen. Denn mal ehrlich: Wer kann sich schon noch an all die verschiedenen Passwörter mit Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen und Zahlen erinnern? Ich jedenfalls nicht.

Dropbox

Hierzu muss ich, denke ich, nicht mehr viel sagen. Dropbox ist der Ort, an dem meine Daten gespeichert werden. Mit ein paar € pro Monat habe ich 1TB Speicher und der reicht mir locker.

Vorbei ist die Zeit von blöden externen Festplatten. Über die App auf meinem Mac und meinem iPhone kann ich jederzeit und überall auf meine Daten zugreifen. Und ich kann sie schnell und einfach mit anderen Menschen teilen.

iA Writer

Das ist ein kleines, feines Tool für all die Schreiberlinge unter euch. Word und Co. sind oft voll mit Funktionen, Buttons, Einstellmöglichkeiten etc. Das kann richtig nerven und vor allem vom Wesentlichen ablenken… dem schreiben.

Wenn ich also in eine kreative Blase abtauchen will, z.B. um eine neue Podcast-Episode zu skripten, dann schreibe ich die oft in iA Writer.

iScanner

Besonders für digitale Nomaden und alle, die zuhause keinen Scanner haben. Mit der App iScanner scanne ich über mein iPhone ganz einfach Dokumente und kann sie anschließend direkt aus der App per Mail versenden oder in die Dropbox und andere externe Dienste laden.

Das ist wirklich eine riesengroße Hilfe. Die App erkennt automatisch Ränder, scannt Blätter zuverlässig und zieht anschließend auch noch die Perspektive richtig. Ich bin richtig begeistert.

Kategorie #5: Sonstiges

Die letzte Kategorie heißt „Sonstiges“. Hier habe ich noch zwei Tools reingepackt, die nicht so richtig in die anderen Kategorien gepasst haben.

ExpressVPN

Dies ist ein Tool, das sehr vielfältig eingesetzt werden kann. Um es einfach zu halten. Ein VPN verschlüsselt deine Internetverbindung. Dadurch ist z.B. dein Standort nicht mehr sichtbar.

Besonders für mich als digitaler Nomade ist das oft notwendig. Denn Netflix und Amazon Prime funktionieren außerhalb Europas mit meinen deutschen Konten nicht. Manchmal hilft dann ein VPN-Anbieter weiter. Natürlich sind Netflix und Amazon nicht blöd und sperren solche Wege oft. Doch hier und da findet man ein Schlupfloch und kann entspannt Serien genießen, wie Zuhause.

Neben dieser ultra Lebenswichtigen Funktion, bietet es natürlich noch andere Vorteile. So habe ich in Asien festgestellt, dass ich keine Videos, welche bei Vimeo gehostet sind ansehen kann. VPN anschalten. Zack. Schon geht es wieder.

Und noch ein drittes Beispiel. Wenn man sich aus dem außereuropäischen Ausland versucht in einige Konten online einzuloggen, z.B. bei einem Google Konto, dann wird dieses aus Sicherheitsgründen manchmal gesperrt oder es ist eine weitere Verifizierung notwendig.

Das nervt und manchmal kommt man dadurch nicht an wichtige Dokumente etc. ran. Auch hier kann ein VPN helfen, der dem Anbieter vorgaukelt, man sei in Deutschland.

Natürlich gibt es auch noch andere Anbieter. Doch ExpressVPN nutze ich und ich bin sehr zufrieden.  

Skype

Das letzte Tool ist auf dem ersten Blick nicht überraschend. Und vielleicht fragst du dich, warum ich es überhaupt noch erwähnt. Denn fast alle kennen es. Es geht um Skype. Doch während meiner Zeit auf Bali habe ich eine Funktion lieben gelernt, der ich mir vorher nicht so bewusst war.

Neben den bekannten Online-Konferenzen und Video-Telefonien, die man damit bewerkstelligen kann, kann man auch telefonieren. Und das richtig günstig. Und zwar in die ganze Welt und auf alle Mobil und Festnetztelefone.

Dafür habe ich mein Skype-Konto mit 5 € Guthaben aufgeladen und anschließend konnte ich über ein ganz normales Feld eine Telefonnummer eingeben und anrufen. Die Verbindung war super. Gespräche von Bali nach Deutschland mit mehreren Minuten haben meist nur ein paar Cent gekostet. Nicht zu vergleichen mit den Gebühren, die entstanden wären, hätte ich mit meinem deutschen Handyvertrag aus Bali nach Deutschland telefoniert. Das hätte mich pro Tag mindestens 8 Euro gekostet.

Ich habe auf Bali bestimmt 5 kurze Telefongespräche nach Deutschland geführt und dafür nur insgesamt 1,19 € bezahlt.

Fazit

Das waren meine Tools, welche ich wirklich regelmäßig nutze und mit denen ich mein Business richtig gut organisieren kann.

Wenn du Fragen dazu hast, dann melde ich gern jederzeit bei mir. Ab besten machst du das über die Facebook Gruppe. Falls du noch nicht Teil davon bist. Dann spring gleich rüber.

Deine Chance

Willst du eine einzigartige Business-Idee entwickeln?

Dann sollten wir mal telefonieren.

Der Weg dahin ist super easy. Hier kannst du dir ganz einfach einen Termin buchen und dann hast du mich wenige Tage später auch schon an der Strippe.

Doch ich muss dich warnen. Dieser Weg ist wirklich nur etwas, für diejenigen von euch, die es ernst meinen. Die bereit sind alles zu geben für eine richtig coole, maßgeschneiderte Idee und eine intensive Zusammenarbeit mit mir.

Denn mein Ziel ist es nicht nur mit dir eine Idee zu entwickeln, die deinen Kühlschrank füllt, sondern eine, die dich bis in die Fingerspitzen begeistert.