#21 What the F*CK ist die Kleinunternehmerregelung?

Mehr Infos zur Kleinunternehmerregelung gibt hier: §19 UstG 

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Heute geht es um ein Thema, das immer wieder im persönlichen Gespräch mit mir, in Facebook-Gruppen etc. auftritt. Obwohl es im Internet 1 Million Blogbeiträge, Videos und co. Zu diesem Thema geht, kommen weiterhin Fragen auf.

Es geht um die anscheinend berühmt, berüchtigte Kleinunternehmerregelung. Daher widme ich diese Episode genau diesem Thema.

Mein Ziel ist es, dass in dieser Episode 99% aller Fragen einfach und verständlich beantwortet werden. 99% deshalb, weil es immer einen Teil individueller Fragen gibt. Und ich habe nicht den Anspruch auf alle diese Fragen hier zu antworten. 1. Wäre das nicht zielführend und 2. Total langweilig. Dann müsstet ihr euch nämlich eine Episode anhören die 10+ Stunden lang ist. Darauf hätte ich auch keine Lust.

Wir, oder besser ich, spreche heute darüber was die Kleinunternehmerregelung ist und was sie NICHT ist. Welche Voraussetzungen du erfüllen musst, wenn du sie in Anspruch nehmen willst. Was du grundsätzlich beachten musst. Welche Vor- und Nachteile es gibt und wie du sie beantragen kannst.

Das Ziel ist, dass DU am Ende entscheiden kannst, ob das was für dich und deine Selbständigkeit ist, oder eben nicht.

Das Ganze kommt wie gewohnt in meiner charmant, witzigen Art. Und viel wichtiger: ich werde mir wie immer die größte Mühe geben, die dieses Thema einfach und verständlich näher zu bringen.

Los geht’s.

Was die Kleinunternehmerregelung ist und was sie nicht ist.

Zu Beginn möchte ich gern zwei Begriffe voneinander abgrenzen. Das ist das Kleingewerbe und eben die Kleinmunternehmerregelung.

Beginnen wir mit dem Kleingewerbe. Oft wird dieser Begriff anstatt des Begriffes Kleinunternehmerregelung für ebendiese verwendet. Doch das ist nicht korrekt. Bei einem Kleingewerbe handelt es sich um ein Unternehmen, welches nach Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Das klingt sehr kompliziert. Und ich habe es mir nicht selbst ausgedacht. Es handelt sich um eine Formulierung des Handelsgesetzbuches. Anders ausgedrückt ist ein Kleingewerbe eine Bezeichnung für ein Unternehmen, welches NICHT ins Handelsregister eingetragen ist. Und damit von einigen Vereinfachungen z.B. in der Buchführung profitiert. Ich will nicht zu tief ins Thema einsteigen. Denn allein darüber könnte ich eine Weile reden.

Das ist also ein Kleingewerbe. Die Kleinunternehmerregelung ist etwas anderes. Oft wird in diesen Begriff eine Art von Rechtsform interpretiert. Doch das ist auch nicht korrekt. Worum es sich wirklich handelt ist eine steuerliche Regelung. Sie betrifft einfach ausgedrückt die Art und Weise wie in deinem Unternehmen mit der Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer umgegangen wird.

Bevor wir gleich etwas tiefer ins Thema einsteigen, machen wir es hier ganz einfach. Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, dann weist du auf deinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer aus und musst sie daher auch nicht an das Finanzamt abführen. Das ist hierbei der springende Punkt.

Für alle, die es gern etwas genauer wissen möchten. Die Kleinunternehmerregelung wird in §19 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Dieser Paragraph ist zwar sehr kurz doch dafür auch nicht wirklich leicht verständlich. Doch falls du trotzdem mal reinschauen willst, für die Allgemeinbildung etc. Dann go for it. 

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Welche Rechtsform dein Unternehmen hat, spielt für die Kleinunternehmerregelung nicht unmittelbar eine Rolle. Vom Freiberufler über Einzelunternehmen, Gemeinschaften bürgerlichen Rechts bis zu Unternehmergesellschaften können grundsätzlich alle Rechtsformen von der Kleinunternehmerregelung profitieren.

Und obwohl dies zwar grundsätzlich möglich ist, heißt es nicht, dass es auch sinnvoll ist. Warum das so ist, das wirst du gleich merken.

Denn eines der Kernpunkte bei der Kleinunternehmerregelung ist folgendes. Wenn du diese Regelung in Anspruch nehmen möchtest, dann darfst du im vorangegangenen Jahr maximal einen Umsatz von 17.500 € (gerechnet auf 12 Monate) gemacht haben.

Da du als Gründer kein Vorjahr hast bedeutet das für dich, dass du im Jahr der Gründung maximal einen Umsatz von 17.500 €, gerechnet auf 12 Monate erwirtschaften darfst. Dieser Betrag schließt die Mwst. übrigens mit ein. Das bedeutet wir sprechen von einem Brutto-Umsatz von 17.500 €.

Jetzt wird auch deutlich, warum sich diese Regelung nicht für alle Rechtsformen lohnt. Eine UG z.B. zählt zu den Kapitalgesellschaften. Hier müssen jedes Jahr 25% des Jahresüberschusses thesauriert, also einbehalten, werden, bis das Stammkapital von 25.000 € eingelegt ist.

Außerdem verursachen Kapitalgesellschaften meist wesentlich höhere Kosten als Einzelunternehmen oder Personengesellschaften. Ein maximaler Umsatz von 17.500 € pro Jahr ist dabei meistens nicht wirtschaftlich. Auch bei Personengesellschaften ist diese Regelung eher die Ausnahme. 

Aus diesem Grund ist die Kleinunternehmerregelung in den Bereichen der Freiberufler, Einzelunternehmen und Personengesellschaften wesentlich verbreiteter.

Ich habe gerade zwei Mal erwähnt, dass diese 17.500 € Umsatz auf 12 Monate gerechnet werden. Vielleicht fragst du dich nun, was das genau bedeutet. Das bedeutet folgendes. Gründest du dein Unternehmen nicht im Januar eines Jahres, sondern z.B. im Mai. Dann darfst du nur noch einen Umsatz von 8/12 * 17.500 €, also ca. 11.667 € in dem Gründungsjahr erwirtschaften. Das ist ein wirklich wichtiger Punkt, den manche übersehen.

Nur weil du also z.B. im Dezember gründest, bedeutet das nicht, dass du in diesem Monat 17.500 € Umsatz mit der Kleinunternehmerregelung erwirtschaften darfst. Es sind dann eben nur 1/12*17.500 €, also 1.458 €.

Das gilt also für das Vorjahr bzw. das Jahr der Gründung. Doch es gibt noch eine zweite zentrale Voraussetzung. Du darfst im laufenden Kalenderjahr bzw. im Folgejahr der Gründung maximal einen Umsatz von voraussichtlich 50.000 € erwirtschaften.

Was du dir für die Kleinunternehmerregelung unbedingt merken solltest. Um diese in Anspruch nehmen zu können, darfst du im Vorjahr maximal einen Umsatz von 17.500 € UND im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nur einen Umsatz von 50.000 € erwirtschaften.

Sobald du innerhalb eines Kalenderjahres einen Umsatz zwischen 17.500 € und 50.000 € erwirtschaftet hast, musst du im darauffolgenden Kalenderjahr zur Regelbesteuerung wechseln.

Das klingt beim ersten Mal oft sehr verwirrend. Aber eigentlich ist es relativ simpel. Die wichtigste Grenze sind die 17.500 €. Im Jahr der Gründung solltest du diese auf keinen Fall überschreiten. Je nach Monat der Gründung, ist die Schwelle dann wie gesagt geringer. UND nach deiner eigenen Prognose solltest du im Folgejahr nicht mehr als 50.000 € Umsatz machen.

Solange du Jedes Jahr also einen Umsatz von weniger als 17.500 € erwirtschaftest, kannst du weiterhin Jahr für Jahr die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Aber was ist denn jetzt mit den 50.000 € Umsatz? Zu Beginn eines neuen Kalenderjahres fragst du dich immer: Lag mein Umsatz letztes Jahr unter 17.500 € Umsatz UND (!!!) werde ich dieses Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € Umsatz erwirtschaften. Kannst du das bejahen ist alles schick.

Wenn du in einem Jahr zwischen 17.500 € und 50.000 € Umsatz erwirtschaftet hast, dann gilt die Kleinunternehmerregelung auch in diesem Jahr noch. Du bist jedoch verpflichtet, im darauffolgenden Kalenderjahr zur Regelbesteuerung zu wechseln.

Du kannst also beliebig viele Jahre < 17.500 € Umsatz erwirtschaften und genau 1 Jahr zwischen 17.500 € und 50.000 € Umsatz, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können.

Dies gilt auch, wenn du im darauffolgenden Jahr wieder weniger als 17.500 € Umsatz haben würdest und das auch belegen kannst. Wenn du zwischen 17.500 € und 50.000 € liegst, dann bist du ab dem nächsten Kalenderjahr raus.

Über ein wichtiges kleines Wort haben wir aber noch nicht gesprochen. Es heißt nämlich, dass du voraussichtlich nicht mehr also 50.000 € im aktuellen Jahr erwirtschaften darfst. Das bedeutet, wenn du nachweisen kannst, dass du zu Beginn des Jahres nicht mit diesem Umsatzwachstum rechnen konntest, z.B. weil unerwartet in der zweiten Jahreshälfte ein Großauftrag entstanden ist, dann darfst du, obwohl du die Schwelle von 50.000 € überschritten hast, in dem Jahr die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Doch wie vorher. Im darauffolgenden Jahr musst du zur Regelbesteuerung wechseln.

Außerdem darfst du beachten, dass diese 17.500 € nicht an ein Unternehmen, sondern an EINE Person gebunden sind. Du darfst also diese Kleinunternehmerregelung nicht mehrfach in Anspruch nehmen. In Summe dürfen deine Umsätze aus umsatzsteuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen die genannten Umsatzgrenzen also nicht übersteigen.

Das waren also die wichtigsten Voraussetzungen, die du bzw. dein Unternehmen erfüllen muss, um die Kleinunternehmerregelung überhaupt in Anspruch nehmen zu können

Das solltest du bei der Kleinunternehmerregelung unbedingt beachten.

Kommen wir nun zu den Auswirkungen dieser Regelung und der Frage: Was zur Hölle bedeutet das jetzt konkret?

Das wohl wichtigste Merkmal der Kleinunternehmerregelung ist die Behandlung der Umsatzsteuer. Während bei der Regelbesteuerung Umsatzsteuerzahlungen von Umsätzen je nach Satz (7% oder 19%) an das Finanzamt abgeführt werden müssen, fällt das bei der Kleinunternehmerregelung weg.

Auf deinen Rechnungen wird die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen. Deine Umsätze sind Brutto = Netto.

Das kann einen entscheidenden Preisvorteil für dich haben. Wenn du z.B. eine Rechnung über 100 € schreibst, dann gehören dir diese 100 €. Wenn ein Unternehmen mit der Regelbesteuerung eine Rechnung über 100 € schreibt, dann sind darin (bei einem Umsatzsteuersatz von 19%) ca. 16 € Umsatzsteuer enthalten. Für den Unternehmer bleiben also nur 84 € hängen. Wobei es dir 100 € wären.

Wer jedoch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlt, der kann auch keine Vorsteuer gegenrechnen. Das ist die andere Seite der Medaille. Während ein Unternehmer mit der Regelbesteuerung die Umsatzsteuer aller betrieblichen Kosten wiederbekommt ist dies bei der Kleinunternehmerregelung nicht so. Wie Privatpersonen auch, müssen diese die gesamte Rechnung bezahlen.

Wenn du also etwas für 100 € inkl. Mwst. für dein Unternehmen kaufst, dann kostet dich das 100 €. Wenn ein Unternehmer mit Regelbesteuerung dieses Etwas für 100 € inkl. Mwst. kauft, bekommt er die Mwst., z.B. 16 € (bei einem Mwst.-Satz von 19%) vom Finanzamt erstattet. Bzw. werden in der Realität Vorsteuer und Umsatzsteuer verrechnet. Und damit kostet es ihn nur 84 €.

Da du also bei der Kleinunternehmerregelung Rechnungen schreibst, bei denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, musst du deinen Rechnungen einen entsprechenden Hinweis hinzufügen. Der kann z.B. so aussehen:

Gemäß 19§ UstG ist in dem ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.

Somit kann dich jeder Empfänger deiner Rechnung deutlich als Kleinunternehmer erkennen.

Doch Vorsicht! Solltest du aus Versehen die Umsatzsteuer auf deiner Rechnung extra ausweisen, bist du verpflichtet diese an das Finanzamt abzuführen. Achte also unbedingt darauf, dass du korrekte Rechnungen entsprechen der Kleinunternehmerregelung erstellst.

Kommen wir zu den Vor- und Nachteilen dieser Regelung.

Ein Vorteil besteht darin, dass du deine Buchführung vereinfacht ist. Denn da du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst, musst du auch keine monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt versenden. Zum Ende des Jahres reicht weiterhin eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, welche du im Rahmen deiner Steuererklärung an das Finanzamt abgibst.

Ein weitere Vorteil kann in einem Preisvorteil im B2C Geschäft bestehen. Da du wie bereits erwähnt keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweist. Wenn du dich an das kleine Beispiel von gerade eben erinnerst: Dort haben wir gesagt, dass bei einer Rechnung 100 € in deine Tasche fließen, während es bei einem Unternehmer mir Regelbesteuerung nur ca. 84 € sind (bei einem Mwst.-Satz von 19%).

Dadurch könntest du Privatkunden günstigere Preise anbieten und hättest dadurch einen Wettbewerbsvorteil.

Aber Vorsicht. Diese Strategie solltest du nicht leichtfertig fahren. Denn wenn du günstigere Preise anbietest und irgendwann zur Regelbesteuerung wechselst, dann führt dies entweder zu einem Umsatzeinbruch oder du musst einen Preisanstieg gegenüber deinen Kunden durchsetzen.

Die Nachteile der Kleinunternehmerregelung liegen ebenfalls auf der Hand. Wie bereits erwähnt, du kannst die Vorsteuer von Betriebsausgaben nicht vom Finanzamt erstattet bekommen.

Das fällt besonders bei hohen Investitionen oder hohen regelmäßigen betrieblichen Kosten schwer ins Gewicht. Zum Teil besitzen Kleinunternehmer auch ein schlechteres Image. Da sie bekannterweise maximal 17.500 € Umsatz erwirtschaften könnte man ihnen nachsagen, dass sie nur kleine Brötchen backen und damit weniger ernst zu nehmen bzw. keine richtigen Profis oder Experten sind.

Diese Meinung ist zwar weniger im B2C Bereich aber desto mehr im B2B Bereich vertreten. Ein weiterer Nachteil ist, dass du klare Umsatzgrenzen hast. Du fährst also immer etwas mit angezogener Handbremse.

Doch die Kleinunternehmerregelung ist ja nicht in Stein gemeißelt. Spätestens wenn du die Umsatzgrenzen erreichst oder wenn du dich trotz eingehaltener Grenzen für die Regelbesteuerung entscheidest, kannst du zum neuen Kalenderjahr in die Regelbesteuerung wechseln.

Dafür reicht ein formloses Schreiben ans Finanzamt. Auch hier ist wieder Vorsicht geboten. Denn solltest du die Umsatzgrenzen erreichen bzw. überschritten haben und daher automatisch zur Regelbesteuerung wechseln müssen, so wird dich das Finanzamt darüber nicht informieren.

Den Überblick musst du also jederzeit selbst haben. Denn erst nach Abgabe deiner EÜR kann das Finanzamt feststellen, wieviel Umsatz du erwirtschaftet hast. Und dann ist es schon Mitte des Folgejahres. Daher musst du zu jedem Jahreswechsel genau schauen, ob du nun zur Regelbesteuerung wechselst bzw. wechseln musst.

Wenn dieser Schritt für dich ansteht, führt das nun zu ein paar Änderungen:

  1. Teile deinem Finanzamt mit, aus welchem Anlass du nun zur Regelbesteuerung wechselst.
  2. Auf deinen Rechnungen wird nun die entsprechende Umsatzsteuer ausgewiesen welch du
  3. an das Finanzamt abführen musst. Um dem Finanzamt die Höhe deiner eingenommenen Umsatzsteuer und der verauslagten Vorsteuer mitzuteilen, musst du nun
  4. Umsatzsteuervoranmeldungen machen. Entweder monatlich oder quartalsweise. Das legt dein zuständiges Finanzamt fest.

Du solltest außerdem prüfen ob deine Preise noch angemessen sind und ob diese ausreichen um deinen Kühlschrank zu füllen. Gegebenenfalls ist jetzt der Zeitpunkt einer Preiserhöhung gekommen.

Das hört sich vielleicht kompliziert an. Doch glaube mir. Wenn du einmal verstanden hast, was das bedeutet und dir ein kleines System geschaffen hast, um eine Übersicht über Umsatzsteuer und Vorsteuer zu bekommen, dann ist das wirklich easy. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein Klacks und kann bei manchen Buchhaltungsprogrammen direkt aus dem Programm verschickt werden.

So beantragst du die Kleinunternehmerregelung.

Nachdem wir nun all diese Fragen geklärt haben kommen wir nun zum letzten Teil. Wenn du dich dazu entschieden haben solltest, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest, dann musst du sie natürlich auch irgendwo anmelden. Und das ist auch gar nicht schwer, wenn du weißt, wo das geht.

Wenn du deine Tätigkeit beim Gewerbeamt oder Finanzamt angemeldet hast, bekommst du den sogenannten steuerlichen Erfassungsbogen vom Finanzamt zugeschickt. Manchmal geht das relativ schnell. Manchmal dauert es ein paar Tage oder Wochen. Je nachdem wie viel dein zuständiges Finanzamt gerade zu tun hat.

Ich glaube du kannst diesen sogar selbst downloaden und ihm deinem Finanzamt zusenden, wenn du es etwas eilig hast.

Auf diesem steuerlichen Erfassungsbogen gibt es eine Zeile und ein kleines Kästchen in dem du ein Häkchen setzen kannst. Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst.

Wenn der ganze Bogen ausgefüllt ist, schickst du ihn an das Finanzamt und fertig ist die Laube.

Ganz wichtig ist an dieser Stelle noch folgende Info. Solltest du dieses Häkchen nicht setzen und damit dem Finanzamt die Info geben, dass die die Regelung nicht willst, dann bist du an diese Entscheidung 5 Jahre lang gebunden.

Du solltest dir also wirklich gut überlegen, ob du die Kleinunternehmerregelung willst oder nicht.

Fazit

Kommen wir nun zum Fazit. Ich glaube diese Episode ist wirklich sehr sehr lang geworden.

Für wen ist die Kleinunternehmerregelung also nun geeignet? Besonders geeignet ist sie für Einzelunternehmer inkl. Freiberufler welche klein starten, also mit geringen Umsätzen. Besonders im Nebenerwerb kann dies eine coole Möglichkeit sein.

Wenn du keine kostspieligen Investitionen oder hohe monatliche betriebliche Kosten hast, dann ist das ein weiterer Punkt für die Kleinunternehmerregelung. Einen Preisvorteil kannst du dadurch im Privatkundengeschäft haben. Wie wir bereits besprochen haben.

Es gibt jedoch auch zahlreise Fälle in denen die Kleinunternehmerregelung weniger oder gar nicht geeignet ist. Zum Beispiel bei hohen Investitionen oder monatlichen Kosten. Denn dann verzichtest du freiwillig auf den Vorsteuerabzug.

Auch wenn du planst schnell mehr Umsatz zu erwirtschaften solltest du dir diese unnötigen Umsatzgrenzen nicht setzen. Sie bremsen dich und die Entwicklung deines Unternehmens. Besonders im B2B Geschäft könnte dein Image unter der Regelung leiden. Und einen Preisvorteil hast du hier auch nicht, da deine Kunden die Umsatzsteuer meist vom Finanzamt wiederbekommen.

Hier kommt der beste Tipp, den ich dir zur Kleinunternehmerregelung geben kann. Lass dich nicht von irgendwem bequatschen. Schau dir ganz emotionslos die Vor- und Nachteile an. Nicht nur Heute sondern auch für die Zukunft. Und dann entscheide mit all diesen Informationen, was für dich der richtige und passende Weg ist.

Solltest du doch noch Fragen dazu haben, schreib diese gern bei Facebook in die Passion Founders Community. Und wenn du dort noch kein Mitglied bist, dann spring schnell rüber.

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Denn mein Ziel ist es nicht nur mit dir eine Idee zu entwickeln, die deinen Kühlschrank füllt, sondern eine, die dich bis in die Fingerspitzen begeistert. 

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