#19 Das 1×1 der betrieblichen Kosten.

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Wenn man vorhat ein Online Business zu starten, oder auch bei jeder anderen Art von Selbständigkeit, stellt sich oft die Frage „Welche Kosten kommen denn eigentlich auf mich zu?“.

Auch ich habe dazu schon zahlreiche Fragen von Gründern beantwortet. Was mir jedoch bei all diesen Fragen aufgefallen ist, ist, dass z.T. grundlegendes betriebswirtschaftliches Wissen zum Thema Kosten fehlt.

Das ist kein Vorwurf und falls du in der gleichen Situation bist. BITTE bitte fühl dich nicht angegriffen.

Woher soll dieses Wissen auch kommen? Ich zumindest habe in der Schule dazu nichts gelernt. Daher verwundert es mich nicht, dass mir manchmal Fragen gestellt werden, bei denen ich die Hände über dem Kopf zusammenschlagen will. Und im nächsten Moment bin ich dankbar, dass dieses Thema jetzt auf den Tisch kommt, damit ich es ausführlich erklären kann.

Genau deswegen geht es in dieser Episode um das Thema der betrieblichen Kosten. Genauer: Es geht um das 1×1 der betrieblichen Kosten. Damit DU entspannt aber mit Plan in dein Online Business starten kannst.

Was sind betriebliche Kosten?

Beginnen wir ganz sachte mit der absoluten Grundlage. Was sind eigentlich betriebliche Kosten?

In Vorbereitung auf diese Episode habe ich versucht eine einheitliche Definition von dem Begriff „Kosten“ zu finden. Und obwohl diese Mission nicht so schwer erscheint, war es mir nicht möglich. Das liegt daran, dass der Begriff der Kosten in der Betriebswirtschaft nicht einheitlich verwendet wird. Dazu gibt es neben den Kosten noch weitere Begriffe wie „Aufwendungen“ und „Ausgaben“, welche einen ähnlichen aber doch anderen Sachverhalt darstellen.

Die nächste Schwierigkeit besteht darin, dass fast alle betriebswirtschaftlichen Begriffe vor einigen Jahren, um nicht zu sagen Jahrzehnten, geprägt wurden. Und daher erfolgt ihre Beschreibung aus dem Kontext von produzierenden Unternehmen heraus.

Doch auch das würde dir jetzt wenig helfen. Denn ich möchte dir dieses Thema ja einfach und verständlich runterbrechen. Daher folgt nun meine ganz eigene Erklärung davon was „betriebliche Kosten“ sind.

Bitte nagle mich nicht auf die betriebswirtschaftliche Richtigkeit fest. Was mir hier wichtig ist, ist das DU die Informationen bekommst, die dich befähigen dein Business zu starten.

Ich habe nicht den Anspruch dich als Betriebswirt auszubilden. Und du hast den bestimmt auch nicht 😉

Also: Um es kurz zu machen. Betriebliche Kosten entstehen immer dann, wenn du materielle und immaterielle Dinge für dein Business kaufst. Das können Produkte sein (wie ein Laptop oder auch nur Druckerpapier), Software (wie das Microsoft Office Produkt) oder Dienstleistungen (z.B. wenn du einen Steuerberater beauftragst).

Wichtig ist, dass diese materiellen oder immateriellen Dinge für dein Unternehmen gekauft bzw. beauftragt werden.

Daher sprechen wie von betrieblichen Kosten. Auf der anderen Seite stehen dann die privaten Kosten.

Betriebliche Kosten vs. private Kosten

Private Kosten entstehen also durch Etwas, dass du für dich privat kaufst. Und betriebliche Kosten entstehen durch Etwas, dass du für dein Unternehmen kaufst.

Das ist eine sehr vereinfachte Darstellung. Aber sie reicht an dieser Stelle.

Doch bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften (wenn du also keine UG, GmbH oder Aktiengesellschaft gründest) ist die Unterscheidung manchmal nicht ganz eindeutig.

Ein Laptop z.B. kannst du ja privat nutzen und auch betrieblich. Das wird bei annähernd allen Online Business Gründern der Fall sein. Gehört ein neuer Laptop also nun zu den betrieblichen oder privaten Kosten?

Es sind betriebliche. Und ich sage dir auch warum: Dein Laptop ist zweifelsohne notwendig, um dein Unternehmen am Laufen zu halten. Dass du ihn nebenbei auch privat nutzt, bekommt ja keiner mit.

Natürlich kannst du dir einen Laptop auch einfach privat kaufen. Und ihn dann betrieblich nutzen. Das ist nicht die schlaueste Lösung. Sie würde aber funktionieren.

Warum es nicht die beste Lösung ist, darüber sprechen wir nachher noch.

Ich habe noch ein klassisches Beispiel für dich. Und das ist die private Krankenversicherung. Gleiche Frage: sind das betriebliche oder private Kosten? Wir sprechen übrigens weiterhin von Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

Es sind private. Warum? Weil deine persönliche Absicherung erstmal nichts mit deinem Unternehmen zu tun hat. Die Kosten deiner Krankenversicherung haben also in der Buchhaltung deines Unternehmens nicht zu suchen.

Anders würde es bei Angestellten aussehen. Der Arbeitgeber-Anteil der Krankenversicherung deiner Angestellten stellt sehr wohl eine Art von betrieblichen Kosten dar.

Ein drittes Beispiel machen wir noch. Angenommen du kaufst eine Kamera. Sind das nun betriebliche oder private Kosten?

Die Antwort ist etwas gemein. Denn es hängt davon ab. Wovon fragst du dich vielleicht?

Es hängt von der Art deines Unternehmens ab?

Wir haben ja schon gelernt, dass betriebliche Kosten dann entstehen, wenn Etwas für dein Unternehmen angeschafft wird. Angenommen du bist Fotograf. Ganz klar. Die Kosten einer neuen Kamera sind betriebliche Kosten. Denn wie könntest du ohne Kamera dein Unternehmen fortführen.

Anders sieht es aber z.B. bei einem Friseur aus. Auf den ersten Blick lässt sich nicht erkennen, warum es sich hier um betriebliche Kosten handeln könnte. Denn eine Kamera ist nicht notwendig, um den Aufgaben des Unternehmens nachzugehen.

Ich habe zumindest noch keinen Friseur gesehen, der zum schneiden oder färben von Haaren unbedingt eine Kamera benötigt.

Doch jetzt kommt das große ABER: Denn, wenn dieser Friseur aus Marketinggründen einen YouTube Kanal betreibt oder regelmäßig Videos auf seiner Facebook-Fanpage veröffentlicht, dann wird dafür sehr wohl eine Kamera benötigt.

Du siehst also. Das Thema der betrieblichen Kosten ist nicht wirklich eindeutig. Es kommt nicht nur auf das Unternehmen, sondern auch auf die Aktivitäten eines Unternehmens an.

Du hast jetzt bestimmt den Punkt bekommen, wann es sich um betriebliche Kosten handelt.

Neben diesen etwas schwierigeren Fällen gibt es aber auch sehr eindeutige Kosten, welche zweifelsohne in die Kategorie „betriebliche Kosten“ fallen.

Welche Kosten fallen bei einem Online Business an?

Nachdem wir bisher sehr allgemein über betriebliche Kosten gesprochen haben, um ein Grundverständnis zu entwickeln, möchte ich nun wieder auf den Fall von Online Businesses zurückkommen.

Denn vielleicht denkst auch du dir beim Hören jetzt: ERZÄHL MIR ENDLICH WELCHE KOSTEN BEI MIR ANFALLEN.

Genau das mache ich jetzt.

Als Online Unternehmer hast du meistens die Möglichkeit deine betrieblichen Kosten sehr gering zu halten. Jedoch kannst du sie auch extrem in die Höhe treiben. Das hängt ganz von dir und deinem Unternehmen ab.

Betriebliche Kosten beginnen schon bei den notwendigen Investitionen für dein Business. Brauchst du zum Start einen Laptop, eine Kamera, Software u.s.w. sind das bereits deine ersten betrieblichen Kosten.

Neben diesen einmaligen Kosten kommen dann regelmäßige betriebliche Kosten hinzu. Aus Vereinfachungsgründen rattre ich jetzt mal ein paar dieser runter:

  • Kosten für Büroräume (Miete, Nebenkosten, Strom, Internet, Telefon etc.)
  • Lohnkosten, solltest du Angestellte beschäftigen
  • Kosten für Dienstleister (z.B für einen Steuerberater). Wenn du dich übrigens fragst, ob du einen Steuerberater zum Start benötigst, dann hör unbedingt in die Episode #15 rein
  • Kosten für Briefpapier, Briefmarken, Umschläge, Druckerpapier etc.
  • Kosten für Online-Tools, z.B. Buchhaltungsprogramm, Newsletteranbieter, Podcast-Hoster etc.
  • Kosten deiner Website, z.B. Domain, Hosting, Theme, Plugins etc.
  • Kosten für Software, z.B. MS Office, Adobe Cloud etc.
  • Reisekosten oder Kosten der Weiterbildung, z.B. Seminare etc.
  • Kfz-Kosten, falls du ein Fahrzeug betrieblich nutzt,
  • Steuern, wie Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer
  • Kosten für Kontoführung
  • Werbekosten
  • Betriebliche Versicherungen (wichtig: betriebliche (!))

Diese Liste ist mit Sicherheit nicht vollständig. Deckt aber sehr viele klassischen Kosten ab. Das klingt jetzt nach sehr viel. Wenn du allerdings klein startest, kann es sein, dass du nur Kosten für eine Domain und ein Buchhaltungsprogramm hast. Dann wärst du mit ca. 20 € im Monat dabei. Du siehst also. Es hängt extrem von deinen Bedürfnissen ab.

Während ich selbst monatliche betriebliche Kosten von ca. 100 € (was immernoch sehr wenig ist), kommt meine Freundin sogar mir nur 20 € aus. Sie braucht aktuell tatsächlich nur ihre Website zu unterhalten und zahlt 10 € monatlich für Fastbill, ihr Programm für Rechnungen, Buchhaltung etc.

Welche Auswirkung haben betriebliche Kosten?

Wenn du nun also weißt, welche einmaligen und regelmäßigen betrieblichen Kosten auf dich zukommen, fragst du dich vielleicht was dir dieses Wissen jetzt bringt.

Zur Beantwortung dieser Frage muss ich etwas ausholen. Und ich versuche es einfach zu machen.

Über das Jahr betrachtet hast du (hoffentlich) Umsätze erwirtschaftet. Das ist also das Geld, was dir deine Kunden auf dein Konto überweisen. Und du hast Kosten verursacht. Für all die kleinen und großen Dinge, die ich dir gerade als Beispiel genannt habe.

Wenn du nun diese Kosten von deinem Umsatz abziehst, dann ist das Ergebnis dein Gewinn.

Ganz vereinfacht gesprochen ist dein Gewinn nun die Berechnungsgrundlage für die zu zahlenden Steuern deines Unternehmens und von dir selbst also private Person.

Von deinem Gewinn wird also z.B. ermittelt ob und wie viel Gewerbesteuer du zahlen musst. Aber auch die Einkommensteuer wird bei Einzelunternehmern auf Grundlage des Gewinns ermittelt.

Der Gewinn deines Unternehmens ist nämlich auch gleichzeitig dein privates Einkommen, solange du Einzelunternehmer bist. Und daher wird der Gewinn auch zur Berechnung der Einkommensteuer herangezogen.

Wie gesagt, das war gerade sehr vereinfacht. Denn wir befinden uns ja in Deutschland und hier ist in Sachen Steuern und Regelungen NICHTS einfach.

Doch der springende Punkt ist (bei gleichbleibendem Umsatz): Je höher die Kosten, desto niedriger der Gewinn, desto niedriger dein Einkommen.

Je niedriger die Kosten, desto höher der Gewinn, desto höher dein Einkommen.

Und je höher der Gewinn bzw. dein Einkommen, desto höher die Steuerbelastung. Je niedriger der Gewinn bzw. dein Einkommen, desto niedriger die Steuerbelastung.

Das ist ein Zusammenhang, den du unbedingt verstehen musst. Hör dir die letzte Minute gern einfach noch 2-3 Mal an, wenn der Knoten bei dir noch nicht geplatzt ist.

So behältst du den Überblick über deine betrieblichen Kosten.

Einer der wichtigsten Tipps, den ich dir geben kann, ist folgender: Behalte den Überblick über deine betrieblichen Kosten.

Nicht nur ist das wichtig für z.B. regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Folgejahr.

Zu wissen welche Kosten wann für dein Unternehmen anfallen, gehört meiner Meinung nach zu den absoluten Basics eines Selbständigen. Auch wenn diese Aufgabe eventuell nicht zu deinen Lieblingsaufgaben gehören wird.

Es gibt dafür verschiedene Möglichkeiten. Kostenlose und kostenpflichtige. Du kannst dir natürlich Excel Tabellen für deine Einnahmen und Ausgaben anlegen.

Doch eine viel bessere Variante, die ich wirklich jedem empfehlen würde, der kein passionierter Sparfuchs ist, ist die Nutzung eines Buchhaltungsprogramms.

Dieses bekommst du schon für 8-15 € pro Monat als Cloud Variante. Du kannst damit nicht nur Rechnungen, Angebote etc. erstellen, sondern auch alle deine Ausgangs- und Eingangsrechnungen eingeben und somit jederzeit einen Überblick über deinen Umsatz, deinen Gewinn etc. behalten.

Für mich lohnt sich diese monatliche Investition definitiv.

Du solltest dieses Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen. Du brauchst dich aber auch nicht fertig machen.

Beschäftige dich etwas mit dem Thema, schaue dir an, welche einmaligen und regelmäßigen betrieblichen Kosten bei dir anfallen, suche dir unter den vielen Anbietern ein Buchhaltungsprogramm raus und ganz wichtig: pflege es regelmäßig.

Dieser Überblick wird dir einen totalen Boost an Selbstbewusstsein in Bezug auf deine Selbständigkeit und dein Online Business geben.

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